Case: Helen Sähköverkot – avainten säilytysjärjestelmällä riskit alas

Helen Sähköverkoilla on noin 30 000 asiakaskohdetta, 2000 muuntamoa ja kymmeniä sähköasemia. Näiden palvelemiseksi Helen ostaa ammattiosaamista useilta eri urakoitsijoilta. Töiden sujuva suorittaminen edellyttää, että palvelun tuottajilla on asiakkaan avaimet käytössään. Helenillä avainten käyttäjiä on satoja.

”Huomasimme avainuudistusten yhteydessä, että avainten hallinta ei ollut riittävän tarkkaa. Avaimia oli hukassa ja niitä oli siirretty hallinnon tietämättä henkilöltä toiselle. Halusimme löytää tähän ratkaisun, jossa henkilökohtaisista avaimista voitaisiin luopua töiden kärsimättä”, kertoo Helen Sähköverkon kunnossapitopäällikkö Mika Hinkkanen.

”Kartoitimme erilaisia moderneja ratkaisuvaihtoehtoja (mm. avaimeton sähköinen lukitusratkaisu) ja mietimme myös miten hallita avaimia paremmin perinteisin ratkaisuin. Olennaista oli, että halusimme välttää menneisyydessä tapahtuneet virheet ja saada selkeän muutoksen avainten hallintaan. Etänä hallinnoitava Traka–säilytysjärjestelmä täytti nämä kriteerit, joten valitsimme sen”, kuvaa Mika Hinkkanen Helenin hankintaprosessia.

Ensimmäiset Traka– kaapit hankittiin jo vuonna 2002. Järjestelmää on laajennettu tarpeen mukaan kun Helen Sähköverkolle on tullut uusi merkittävä palveluntuottaja.

”Järjestelmän asentaminen urakoitsijoiden kohteeseen vaatii eri palveluntuottajien käyttöä, jotta mm. tietoliikenne saadaan toimivaksi. Olemme vuosien saatossa kehittäneet sekä käyttöönottoa että laatuasioita yhdessä Finnturvan kanssa. Nimetyt Helenin pääkäyttäjät vastaavat käytännön tasolla järjestelmästä. Pääkäyttäjiä on koulutettu yhdessä toimittajan kanssa ja käyttö on iloksemme saatu sujuvaksi ja ongelmattomaksi”, Mika Hinkkanen kertoo kokemuksista.

“Trakan käyttöön oton jälkeen avainten hävikki on ollut hyvin minimaalista. Avaimet eivät myöskään ole juurikaan rikollisten tarjolla missään, kun niitä käytetään ja säilytetään käyttäjillä pääsääntöisesti työaikana. Järjestelmän ylläpito työllistää jonkin verran enemmän perinteiseen avaintenjakeluun verrattuna. Avainten käyttöön pääsy voidaan tosin tehdä etänä. Avainten määrä on pienempi kuin ennen, väärinkäytökset ja hävikki on ollut pienempää”, jatkaa tyytyväinen Mika Hinkkanen.

Helen Sähköverkko Oy:n palveluntuottajat käyvät päivittäin asiakastiloissa ja ovat näin ollen työssään Helen Sähköverkon edustajia. ”Avainkaappien hankinta on meillä perustunut riskien hallintaan. Riskeissä puhutaan tietysti rahasta, mutta meille on tärkeää myös imagolliset asiat. Emme halua, että meidän takia asiakkaamme joutuisivat pelkäämään tilojensa turvallisuuden puolesta. Olemme aikanaan joutuneet vaihtamaan lukuisia asiakastilojen lukkoja ennen Trakan käyttöönottoa”, havainnollistaa Mika Hinkkanen järjestelmään liittyviä taloudellisia puolia.

”Traka on toimiva ratkaisu yrityksille, joilla on useita urakoitsijoita ja satoja avainten käyttäjiä”, suosittelee Mika Hinkkanen.

Lue lisää Traka-säilytysjärjestelmistä!